الخطوة الأولى: هي تحديد الخطوط العامة للأهداف التنظيمية ويجب أن تكون الأهداف كلها محددة وقابلة للقياس والتحقيق، وواقعية، ومُحددة بوقت معين. 

تحديد الوضع الحالي (Current State)

جمع بيانات دقيقة حول ما يحدث الآن

ما المتوفر؟ ما مستوى الأداء؟ ما المهارات الموجودة؟

الخطوة الثانية: تُستخدم البيانات التاريخية في قياس أداء المنظمة الحالي وعلاقته

تحديد الوضع المستهدف (Future/Desired State)

ما الهدف الذي نسعى إليه؟

ما المعايير أو النتائج المطلوبة لتحقيق النجاح؟

بأهدافها المحددة.

الخطوة الثالثة: هي تحليل البيانات في محاولة فهم السبب الذي جعل الأداء أقل قياس الفجوة (Gap Identification)

مقارنة الوضع الحالي مع المستهدف.

تحديد الفجوات الكمية والنوعية.

من المطلوب .

الخطوة الرابعة : هي تجميع التقرير الذي سوف يحدد خطوات العمل المطلوبة تحليل أسباب الفجوة

لماذا توجد هذه الفجوة؟

ما الأسباب الجذرية؟ (قد تكون في العمليات، التدريب، القيادة، الثقافة، الخ…)

لتحقيق أهداف المنظمة.

الخطوة الخامسة :اقتراح الحلول وسد الفجوة

تطوير خطط لسد الفجوات (تدريب، إعادة هيكلة، تحسينات، ).

متابعة التنفيذ والتقييم

هل تم تقليص الفجوة؟

ما التقدم المحرز؟

هل نحتاج إلى مراجعة الخطة؟